Carte di credito aziendali per i dipendenti

Dovresti emettere carte di credito aziendali ai dipendenti? Scopri i vantaggi e i pericoli delle carte di credito emesse dai dipendenti e quali sono i passaggi migliori.

Se sei un datore di lavoro che ha dipendenti che sostengono spese nel processo di lavoro, un ottimo modo per tenere sotto controllo tali spese e controllare i costi è con le carte di credito aziendali per i dipendenti. Se utilizzate correttamente, le carte di credito aziendali possono aiutarti a raggiungere molti dei tuoi obiettivi aziendali. Sfortunatamente, possono anche rivelarsi la rovina sia di te che dei tuoi dipendenti poiché aprono la strada alla caduta libera aziendale, o almeno a qualche gradino più in basso nella scala.

Cos'è una carta di credito aziendale?

Le carte di credito aziendali sono un gruppo di accordi separati e distinti dal credito personale e per piccole imprese. Un'azienda può fornire ai propri dipendenti carte di credito aziendali per addebitare spese aziendali approvate, solitamente di natura di viaggio. Una carta di credito aziendale viene normalmente emessa a nome dell'azienda e con sopra il nome del dipendente. A differenza delle carte di credito personali e di piccole imprese, le carte di credito aziendali sono emesse solo da poche organizzazioni. Vengono inoltre emessi direttamente tra l'azienda e l'emittente.

Conoscere le regole

Indipendentemente dalla provenienza di una carta di credito aziendale, dovrebbe essere accettata con la piena consapevolezza di come funziona. Questo vale non solo per la persona che utilizza la carta, ma anche per l'azienda. Ciò evita molti malintesi che possono costare a tutti. Il primo tra questi è chi è responsabile del pagamento. Alcune carte prevedono che, nonostante siano carte di credito aziendali, il dipendente è responsabile di assicurarsi che il pagamento venga effettuato. Per altri, l’azienda per cui lavora un dipendente è responsabile del pagamento.

Mettere le regole in azione

Uno dei principali vantaggi derivanti dall'utilizzo delle carte di credito aziendali è il fatto che consentono ai datori di lavoro di monitorare più da vicino la spesa dei propri dipendenti, soprattutto quando sono fuori ufficio in viaggio. Qualsiasi azienda che emette una carta di credito aziendale dovrebbe assicurarsi che le proprie politiche relative a procedure, limiti di spesa e restrizioni siano comprese e seguite dai dipendenti. Ad esempio, alcuni costi come il biglietto aereo e il noleggio di un'auto possono essere addebitati sulla carta di credito, mentre quelli come il carburante e i pedaggi devono provenire dalle tasche del dipendente.

I dipendenti devono inoltre comprendere che, anche quando vengono approvate accuse di natura specifica, possono comunque essere loro imposti dei limiti. Regole come questa possono essere applicate a grandi linee o in base a determinate categorie di commercianti. Ad esempio, un'azienda potrebbe approvare un determinato limite di spesa per i pasti, soprattutto durante l'intrattenimento dei clienti, ma se lo stesso rappresentante decide di voler inviare fiori a un cliente, ciò potrebbe non essere consentito. Restrizioni preventive sulla spesa per una carta possono limitare quel tipo di spesa.

Evitare le insidie

Ogni volta che viene emessa una carta di credito aziendale, il dipendente dovrebbe comprendere come può essere utilizzata tale carta. Alcune aziende offrono anche corsi di formazione sull'uso delle carte di credito aziendali in modo che le informazioni di base sul loro utilizzo siano comuni a tutti e nessuno possa dire di non essere a conoscenza delle regole di emissione.

Uno dei pericoli principali delle carte di credito aziendali è quando i dipendenti mescolano l'utilizzo personale e aziendale. Ovviamente in nessun caso si dovrà addebitare una spesa personale sulla carta di credito aziendale. Fortunatamente, con i giusti controlli su quella carta, questo tipo di problemi di spesa possono essere controllati ed eliminati. Nella maggior parte dei casi, questi problemi si verificano quando un dipendente vuole evitare il fastidio di effettuare due transazioni diverse contemporaneamente, pensando "posso rimborsare l'azienda in seguito". D'altro canto, in molti casi questo calcolo non avviene mai e mette il dipendente in rotta di collisione con la direzione dell'azienda.

Un'applicazione liberale del buon senso

Se c'è un vantaggio nell'uso delle carte di credito aziendali, è la capacità delle aziende di tenere i dipendenti consapevoli di essere osservati. Ciò non dovrebbe tuttavia costituire motivo di preoccupazione. Dovrebbe avvisare i dipendenti che le loro spese in nome dell’azienda sono importanti e che dovrebbero usare il buon senso nel modo in cui spendono le casse dell’azienda. Qualsiasi altra cosa incide solo negativamente sui profitti dell'azienda, che si ripercuotono anche sui dipendenti.