Come sviluppare una politica efficace sulle carte di credito dei dipendenti

La tua azienda ha una politica relativa alle carte di credito dei dipendenti? In caso contrario, crearne uno efficace può aiutare a ridurre le spese inutili. Questi suggerimenti possono aiutare.

Sia le piccole che le grandi imprese devono ridurre al minimo le spese relative a viaggi, pasti e altre spese dei dipendenti per tenere sotto controllo le finanze dell'azienda. E come imprenditore indossi molti cappelli, quindi non è sempre facile conoscere le migliori politiche per il corretto utilizzo delle carte di credito aziendali da parte dei dipendenti. Se hai il desiderio e la necessità di creare una politica efficace per le carte di credito dei dipendenti, ma non hai indicazioni su come farlo, continua a leggere.

Punti chiave

• Uno dei modi migliori per ridurre le spese non necessarie dei dipendenti è creare politiche relative alle carte di credito dei dipendenti.
• Dovrai comunicare i limiti di spesa del credito, le attività considerate violazioni d'uso e le conseguenze per un utilizzo inappropriato della carta.
• Alla fine di ogni mese, i dipendenti devono presentare un rapporto dettagliato di tutte le spese, ricevute e codici contabili applicabili.
• Mettere in atto le politiche relative alle carte di credito dei dipendenti può aiutare te e la tua azienda a prepararsi al successo.

Definire le responsabilità delle carte di credito dei dipendenti

Se emetti carte di credito ai tuoi dipendenti, devi implementare regole che regolano il modo in cui i tuoi dipendenti possono utilizzare la carta di credito. Saranno responsabili di seguire queste regole e di mantenere la carta sicura e protetta.

Le politiche relative alle carte di credito dei dipendenti possono includere, ma non sono limitate a:

• Chi può utilizzare la carta
• Limiti di spesa per carta
• Spese approvate che possono essere addebitate sulla carta
• Ripercussioni per uso improprio della carta

Nota

I dipendenti dovrebbero essere ritenuti responsabili della sicurezza della carta e della riservatezza di qualsiasi informazione relativa all'azienda.

È necessario comunicare i limiti di spesa, le attività considerate violazioni e le conseguenze per un utilizzo inappropriato della carta. I dipendenti sono responsabili di assicurarsi che la carta sia conservata in un luogo sicuro, che il conto della carta sia esente da attività fraudolente e che il numero della carta sia mantenuto privato. Potresti anche voler indicare che la carta di credito aziendale deve essere utilizzata solo dal dipendente e da nessun altro individuo.

Specificare i limiti di spesa

Dovrai stabilire regole e linee guida che determinano le attività o le transazioni in cui deve essere utilizzata la carta di credito e quanto può essere speso sulla carta.

Nella maggior parte dei casi, la spesa dovrebbe essere limitata alle esigenze di specifici dipendenti per determinati compiti o viaggi. Ogni dipartimento può avere i propri limiti di spesa e questi dovrebbero essere sommati e sincronizzati con il budget di spesa complessivo del dipartimento. Ad esempio, potresti limitare la spesa di ciascuna carta a non più di $ 3.000, ma se è necessario un aumento, un dipendente può presentarne una causa al direttore finanziario (se ne hai uno) o a te.

Ogni dipendente non dovrebbe superare questo limite e, se lo fa, dovrebbe coprire eventuali commissioni eccedenti. Infine, le carte di credito dell'azienda non dovrebbero mai essere utilizzate per anticipi di contante.

Nota

È opportuno informare ciascun dipendente sui limiti di spesa al momento dell'emissione della carta di credito aziendale.

Richiedi un rapporto sull'utilizzo regolare

Avrai bisogno di un processo per ritenere i dipendenti responsabili dell'utilizzo della carta di credito da parte dell'azienda. Alla fine di ogni mese, i dipendenti devono presentare un rapporto dettagliato di tutte le spese, ricevute e codici contabili applicabili. Ogni dipendente deve assicurarsi di allegare le ricevute di spesa all'estratto conto mensile prima di inviarlo all'azienda a fini di verifica.

Tutti questi rapporti sull'utilizzo devono essere eseguiti in tempo per evitare ritardi nei pagamenti con carta. Ciò ti aiuterà a monitorare facilmente le tue spese mensili e il controllo sarà più semplice.

Dichiara chiaramente che le carte non sono per spese individuali

Potrebbe essere saggio essere molto severi nell'uso della carta di credito del dipendente, affermando chiaramente che nessuno può utilizzarla per spese personali. La definizione di consumo personale, in questo caso, è una spesa non correlata all'esercizio dell'impresa. L'azienda dovrebbe prevedere conseguenze specifiche per ogni dipendente che utilizza la carta per le proprie spese personali.

Nota

Gli acquisti e gli addebiti con carta di credito dei dipendenti dovrebbero essere limitati alle attività legate all'azienda, come i pasti dei clienti o le forniture aziendali.

Esaminare l'utilizzo delle carte di credito dei dipendenti

Se la tua azienda emette carte di credito per i dipendenti, dovresti condurre una revisione dell'utilizzo delle carte da parte di ciascun dipendente ogni mese. Puoi includere anche il supervisore del dipendente e vorrai sicuramente qualcuno del reparto contabilità. Il supervisore del dipendente dovrebbe garantire che l'utilizzo della carta sia limitato allo scopo per cui è stata prevista. Inoltre, il reparto contabilità dovrebbe verificare se tutte le ricevute e gli altri documenti di spesa presentati dal dipendente sono autentici.

Nota

Avrai anche bisogno di una politica su come gestire gli addebiti contestati sulle carte di credito, oltre a un processo su come gestire la cancellazione delle carte per i dipendenti licenziati.

Ogni azienda che utilizza carte di credito aziendali e dei dipendenti dovrebbe avere una politica chiara, efficace e dettagliata sulle carte di credito dei dipendenti per evitare qualsiasi uso improprio delle carte. Può evitare problemi o incomprensioni e prevenire colli di bottiglia nel caso in cui un dipendente debba sostenere spese legate al lavoro e non abbia altri metodi di pagamento.

Domande frequenti (FAQ)

Qual è la politica della carta di credito?

La politica della carta di credito fa parte delle politiche finanziarie e contabili della tua azienda. Descrive come può essere utilizzata una carta di credito aziendale, ad esempio quali spese possono essere addebitate e quanto può essere speso su di essa. Può anche indicare quali dipendenti possono avere una carta di credito aziendale.

Come funziona la carta di credito dei dipendenti?

Le carte di credito dei dipendenti consentono ai dipendenti di effettuare acquisti relativi al lavoro su una carta di credito collegata a un conto aziendale. Questi dipendenti sono utenti autorizzati della carta, quindi possono controllare le transazioni e risolvere eventuali problemi. Su ogni carta è riportato il nome del dipendente e di solito è possibile ottenere gratuitamente una nuova carta per un dipendente dall'emittente della carta.